Informationen zum Datenschutz für Vertragspartner/innen, Kunden/innen, Bewerber/innen
Folgend möchten wir Sie gerne über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.
Kontaktdaten und Ihre Rechte als betroffene Person
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und ggf. seines Vertreters:
Die Gesellschaft, mit der Sie in einer vertraglichen bzw. vorvertraglichen Beziehung stehen und korrespondieren.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
EDEKA Südwest Stiftung & Co. KG
Datenschutzbeauftragter
Edekastraße 1
77656 Offenburg
Hinweise auf die Rechte der Betroffenen:
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z.B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.
Die betroffene Person hat das Recht, Ihre Daten unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem Dritten zu übermitteln.
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO).
Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Recht auf Widerruf).
Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbefehls das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die betroffene Person kann dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.
Datenschutzinformationen für Vertragspartner/innen und Kunden/innen
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet und woher stammen diese?
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten im Rahmen des Vertragsverhältnisses und für die Vertragsanbahnung. Ihre personenbezogenen Daten erhalten wir grundsätzlich von Ihnen selbst oder von Ihrem Arbeit- bzw. Auftraggeber. Darüber hinaus können wir auch personenbezogenen Daten verarbeiten, die bei anderen Stellen erhoben worden sind. Dies können beispielsweise Auskunfteien sein, die uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellen oder öffentlichen Quellen (z.B. Handelsregister, digitale Medien) aus denen wir personenbezogene Daten entnommen haben.
Dabei handelt es sich um die folgenden Daten beziehungsweise Kategorien von Daten:
- Stammdaten (z.B. Anrede, Vor- und Nachname, Namenszusätze, Geburtsdatum, Funktion im Unternehmen, Abteilung, Steuernummer, UST-ID Nr., Kundennummer, GLN)
- Kontaktdaten (z.B. Vor- und Nachname der aktuellen und ggf. bisherigen Ansprechpartner sowie Namenszusätze, Firmenname, Anschrift, Telefonnummer mit Durchwahl, E-Mail-Adresse, Faxnummer)
- Kommunikationsdaten (z.B. Inhalte persönlicher, telefonischer oder schriftlicher Kommunikation)
- Rechnungsdaten
- Bankverbindung
- Vertragsdaten
- Videoüberwachungsdaten, Fotoaufnahmen
- Personenbezogene Daten, die aus öffentlich verfügbaren Quellen oder Auskunfteien erhoben werden
- Personenbezogene Daten, die uns von unseren anderen Unternehmen oder externen Dienstleistern mitgeteilt werden
Für welche Zwecke und auf welcher rechtlichen Grundlage werden Daten verarbeitet?
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DSGVO, d.h. Anbahnung, Abschluss, Durchführung und Beendigung eines Vertrages. Das sind beispielsweise:
- Erstellung von Angeboten für Produkte oder Dienstleistungen
- Vertragsverhandlungen, Vertragsdurchführung und -abwicklung
- Gemeinnützige Aktivitäten (z.B. Spenden)
- Bestell-/Auftragsabwicklung
- Zahlungsabwicklung (Point-of-Sale Payments / eCom Payments)
- Vermietung von Stellflächen
- Verleihservice (z.B. Kühlanhänger)
- Auslieferung und Bereitstellung von bestellter Ware
- Anfragen und Reklamationen
- Anmeldungen zu Veranstaltungen
- Schadensmeldungen und -regulierungen
Wir verarbeiten Ihre Daten auch, zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c EU-DSGVO), zu den folgenden Zwecken:
- Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
- Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten
- Behördliche bzw. gerichtliche Maßnahmen (z.B. Beweissicherung, Strafverfolgung)
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
- Erfüllung gesetzlicher Betroffenenrechte (z.B. Auskunftsanspruch nach Art. 15 EU-DSGVO)
Sofern Sie uns eine Einwilligung aufgrund Artikel 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, z.B.
- Aufnahme und Veröffentlichung von Fotos
- Anmeldung zum Newsletter
erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen von uns zu wahren. Dies geschieht auf der Rechtgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO. Hierbei nehmen wir eine umfassende Interessenabwägung vor, um sicherzustellen, dass Ihre Interessen gewahrt bleiben. Unsere berechtigten Interessen liegen darin, um beispielsweise folgende Zwecke zu erreichen:
- Werbung oder Markt- und Meinungsforschung
- Weiterleitung von Anfragen und Reklamationen zur Klärung an Lieferanten
- Maßnahmen zur Optimierung unserer Geschäftsprozesse, wie z.B. das Führen einer Lieferanten- oder einer „Customer-Relationship-Management“-Datenbank
- Hebung von Effizienz- und Effektivitätspotenzialen, auch in Zusammenarbeit mit Partnern und ggf. verbundenen Unternehmen
- Gewährleistung der Betriebssicherheit und der Betriebsabläufe
- Gewährleistung der Daten- und IT-Sicherheit
- Durchführung von Veranstaltungen
- Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
- statistische Zwecke
Sollte sich die Einwilligung auch auf die Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten gemäß Art. 9 EU-DS-GVO beziehen, werden wir Sie vorab ausdrücklich darauf hinweisen.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Grundsätzlich werden personenbezogenen Daten von uns gelöscht, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind bzw. Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Ihre Daten gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist).
Eine längere Speicherung kommt zudem in Betracht, wenn dies auch im Interesse von Ihnen ist oder Sie eine Einwilligung erteilt haben.
An welche Empfänger/innen werden die Daten weitergegeben?
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung und der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse benötigen. Um Leistungen intern zu koordinieren, kann auch ein Austausch innerhalb unserer Unternehmen stattfinden.
In vielen Fällen unterstützen uns Dienstleister bei der Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten. Diese Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt, schriftlich beauftragt und sind an unsere Weisungen gebunden. Bei den Dienstleistern handelt es sich z.B. um, Marketing-Dienstleister, IT-Dienstleister, Software-Dienstleister, Waren-Dienstleister, Dienstleister im Bereich Payments (Point-of-Sale Payments / eCom Payments).
Darüber hinaus übermitteln wir Ihre Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens, sofern gesetzliche Bestimmungen dies vorschreiben, eine Einwilligung zur Übermittlung vorliegt oder wir zur Übermittlung anderweitig befugt sind. Empfänger von personenbezogenen Daten, in diesem Zusammenhang, können z.B. sein:
- Finanzbehörden, Zollbehörden, Strafverfolgungsbehörden, aufgrund einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
- Gläubiger oder Insolvenzverwalter, im Rahmen einer Zwangsvollstreckung,
- Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Steuerberater, Banken, Versicherungen, Sachverständige
- Auskunfteien, sofern eine Übermittlung aus berechtigtem Interesse zulässig ist.
In allen oben genannten Fällen stellen wir sicher, dass die Empfänger/innen nur soweit Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten, wie es für das Erbringen einzelner Aufgaben notwendig ist.
Werden Daten in ein Drittland übermittelt?
Die Daten werden grundsätzlich auf IT-Systemen in der EU bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) verarbeitet. Sollten wir personenbezogene Daten außerhalb der EU / EWR (sogenannte Drittstaaten) übermitteln, erfolgt die Übermittlung
- soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist,
- oder wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
- oder Sie uns eine Einwilligung für die Übermittlung erteilt haben.
Des Weiteren kann die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland auch im Zusammenhang mit der Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen einer Auftragsverarbeitung erfolgen. Soweit für das betreffende Land kein Beschluss der EU-Kommission über ein dort vorliegendes angemessenes Datenschutzniveau bestehen sollte, gewährleisten wir nach den EU-Datenschutzvorgaben durch entsprechende Verträge (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln), dass ihre Rechte und Freiheiten geschützt und garantiert werden.
Datenschutzinformationen für Bewerber/innen
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.
Auf welcher rechtlichen Grundlage werden die Daten verarbeitet?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, Ihre Daten unseren Bewerberdatenpool zu überführen, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht.
Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.
Ausgenommen hiervon sind die Daten der Bewerber, die eine Einwilligung zur weiteren Speicherung der Daten im Bewerberdatenpool erteilt haben. Bei diesen Daten wird nach Ablauf von 12 Monaten geprüft, ob ein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ansonsten werden die Daten gelöscht.
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.